Reglementen en codes

Baston Wonen verzamelt allerlei persoonsgegevens van huurders, ex-huurders en medehuurders. Op deze persoonsgegevens ligt in dit privacyreglement de nadruk. Daarnaast verwerken we gegevens van woningzoekenden die vastgelegd zijn bij Entree (zie www.entree.nu voor het privacyreglement voor woningzoekenden). Ook leggen we gegevens vast van (potentiële) kopers, leveranciers of medewerkers. Als verhuurder hebben we al deze gegevens nodig om ons werk te kunnen doen. We registreren persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het afsluiten van een huurovereenkomst en het innen van de maandelijkse huur. Daarnaast verzamelen we gegevens van huurders om hen te kunnen informeren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het versturen van een (digitale) nieuwsbrief, of het sturen van een brief om u op de hoogte te brengen van onderhoud aan uw woning.

Met deze privacygevoelige informatie (in de wet 'persoonsgegevens' genoemd) gaan we zorgvuldig om. In het kader van onze dienstverlening streven we naar zo volledig mogelijke contactgegevens. We registreren graag een e-mailadres en extra telefoonnummer zodat we huurders kunnen bereiken wanneer dat nodig is. Maar we registreren niet meer gegevens dan nodig en beschermen de gegevens die we vastleggen zodanig dat ze niet in handen van onbevoegden komen. We verstrekken geen persoonsgegevens van huurders aan derden, behalve als dat nodig is om ons werk te kunnen doen. Hier houden we ons strikt aan: huurders moeten in alle opzichten kunnen rekenen op vertrouwelijke behandeling van hun gegevens. In het privacy reglement is vastgelegd hoe Baston Wonen met persoonsgegevens van huurders omgaat, waarvoor deze worden gebruikt en hoe we ze beschermen.

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Dus de combinatie van naam en geboortedatum en contactgegevens zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld om gezondheidsgegevens of gegevens over sociale problematiek.

Wettelijk is het toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als hiervoor één (of meer) van de in de wet genoemde grondslagen aanwezig is: 
- de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is of wenst te worden (bijvoorbeeld nodig vanuit de huurovereenkomst); 
- de gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen (bijvoorbeeld inkomensgegevens bij woningtoewijzing); 
- de gegevensverwerking is noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang van Baston Wonen zelf of van een derde (bijvoorbeeld het delen van gegevens in het kader van het bestrijden van overlast of woonfraude)
- de huurder heeft voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming verleend.

Voor de verwerking van persoonsgegevens door Baston Wonen zal in de meeste gevallen de eerste grondslag (uitvoering van een overeenkomst) aan de orde zijn. In sommige gevallen zal Baston Wonen gegevens verwerken op de andere genoemde grondslagen, waarbij gewezen kan worden op de voorbeelden die in het voorgaande genoemd zijn. Indien Baston Wonen gegevens verwerkt op basis van door de betrokkene gegeven toestemming, dan kan de betrokkene deze toestemming te allen tijde weer intrekken, zonder dat dat af doet aan de rechtmatigheid van de verwerkingen vóór die intrekking. 

Baston Wonen verzamelt diverse persoonsgegevens van huurders. Deze gegevens leggen we vast op het moment dat een huurovereenkomst wordt afgesloten of op andere momenten dat er contact is met de huurder.

We verzamelen de volgende gegevens van de huurder (indien van toepassing):  

- geslacht
- volledige namen (zowel voor- als achternaam)
- adres
- telefoonnummer(s)
- e-mailadres
- geboortedatum
- betalingsgegevens en bankrekeningnummer(s)
- betaalhistorie
- gezinssamenstelling
- inkomensgegevens
- inkomensverklaring
- foto’s van eigendommen
- crimineel/strafrechtelijk verleden
- indicatie rondom WMO
- betrokken hulpverlening
- (multi)problematiek
- (overlast)meldingen
- faillissementsaanvraag
- overige persoonsgegevens waarvan verwerking noodzakelijk is.

Baston Wonen hecht er een groot belang aan om zo concreet mogelijk aan te geven welke gegevens wij in voorkomende gevallen verwerken, maar kan niet uitsluiten dat er in bijzondere of onvoorziene situaties toch andersoortige persoonsgegevens verwerkt worden dan in deze lijst bij name benoemd zijn.

Camerabeelden
In verband met veiligheid van bewoners hangt Baston Wonen soms beveiligingscamera’s op. Het gaat daarbij om het tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme en het beschermen van de bewoners en hun eigendommen. Overal waar Baston Wonen cameratoezicht heeft, hangen borden van wie deze camera’s zijn. De camera’s zijn op zo’n manier opgesteld dat ze niet in woningen filmen en zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen filmen. We gebruiken de beelden alleen om bij een incident de aard van de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren. De beelden worden uitsluitend bekeken door de beheerder of een daartoe bevoegde opsporingsambtenaar van de politie en mogen geen consequenties hebben voor niet-betrokkenen van het incident. De bewaartermijn voor deze beelden is maximaal vier weken of tot na afhandeling van op camerabeelden vastgelegde incident.

Baston Wonen heeft persoonsgegevens van huurders nodig om haar werk goed te kunnen uitvoeren.

We gebruiken deze gegevens voor:
- verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden, waaronder woon- en bedrijfsruimten, wooncomplexen, garages en parkeerplaatsen;
- uitvoeren van de woonruimteverdeling;
- uitvoeren van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen;
- innen van de huur en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van uit huiszettingen;
- onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren;
- zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving;
- aanpak van woonfraude en overlast;
- meldingen aan zorgverlenende instanties;
- verkopen van woningen, bedrijfsruimte en parkeerplekken;
- afhandelen van geschillen en klachten;
- communicatie met onze huurders over al deze bovenstaande punten;
- verwerken van inkomende en uitgaande documenten (bijvoorbeeld postregistratie en e-mail archivering);
- onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening (KWH);
- intern beheer van de organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie);
- uitvoeren van betalingen aan crediteuren (bv aannemers);
- berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
- nakomen van wettelijke verplichtingen (bijv. controle inkomen).

Baston Wonen koppelt persoonsgegevens aan unieke codes (bijvoorbeeld het contractnummer) om communicatie mogelijk te maken. Dat is nodig om ons werk te kunnen doen. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor het uitvoeren van onze werkzaamheden. We publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van huurders en andere relaties.

Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens van onze huurders, is contractueel gebonden aan geheimhoudingsplicht. Dit is vastgelegd in de integriteitscode voor medewerkers en verwerkingsovereenkomst voor externen.

Toegang tot gegevens
Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot de persoonsgegevens van onze huurders en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon (anonimiseren).

We nemen alle noodzakelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Baston Wonen gebruikt Zivver voor het veilig versturen van privacygevoelige informatie

Baston Wonen vindt het belangrijk privacygevoelige informatie veilig uit te wisselen. Daarom werken we met Zivver, een oplossing voor veilige e-mail en bestandsuitwisseling.

Zivver versleutelt berichten met gevoelige inhoud zoals persoonsgegevens, dossiers of andere informatie die Baston Wonen veilig wil versturen. Dat betekent dat niemand anders dan de verzender en de ontvanger toegang heeft tot het bericht. Ook hackers niet. Daarnaast voorkomt Zivver met slimme technologieën dat mensen gevoelige informatie naar de verkeerde persoon sturen.

Zo kunt u erop vertrouwen dat wij zorgvuldig met de privacy van u omgaan. 

Baston Wonen gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken.

Leveranciers
Baston Wonen verstrekt uw, minimaal noodzakelijke,  persoonsgegevens uitsluitend aan leveranciers die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van bijvoorbeeld het uitvoeren van de huurovereenkomst. Daarbij kunt u denken aan leveranciers die noodzakelijk betrokken zijn bij de werkzaamheden, bijvoorbeeld een loodgieter, reparateur en/of aannemer. Baston Wonen verstrekt aan deze partijen bijvoorbeeld uw contactgegevens zodat ze contact met u kunnen leggen om afspraken in te plannen. In sommige gevallen worden er meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder die het innen van een betalingsachterstand van ons overneemt.

Voorbeelden van andere verwerkers van Baston Wonen zijn de ICT- en softwareleveranciers. Deze leveranciers hebben toegang tot de persoonsgegevens in bijvoorbeeld onze systemen of maken voor ons de back-up van onze gegevens en slaan voor ons de gegevens op.

Baston Wonen heeft de vereiste contractuele en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden door de derde partij worden gebruikt. In verwerkersovereenkomsten heeft Baston Wonen met deze partijen strikte afspraken gemaakt over hoe zij om dienen te gaan met de persoonsgegevens en wat zij moeten doen op het moment dat zij constateren dat desondanks een datalek is ontstaan.

Ketenpartners
Baston Wonen kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld de gemeente, politie en zorginstellingen ter behartiging van gerechtvaardigde belangen van Baston Wonen en haar maatschappelijke taken. Hierbij kunt u denken aan de verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt. De gegevensuitwisseling dient binnen de wettelijke kaders plaats te vinden en omvat niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk.

Elke huurder heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Inzage
Verzoeken tot inzage kunnen via email of schriftelijk worden ingediend bij Baston Wonen. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.

De navolgende gegevens worden niet door Baston Wonen overlegd aan de huurder:
- Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;​
- Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een huurder die is ingediend door een buurman;
- Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van de AVG.

Correctie en verwijdering
Correctie van persoonsgegevens worden alleen gehonoreerd als de gegevens onjuist zijn, onvolledig zijn voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld of als deze niet ter zake dienend zijn of in strijd met de wet worden verwerkt. Als het correctieverzoek wordt gehonoreerd, dan zal Baston Wonen de wijzigingen zo snel mogelijk doorvoeren. Baston Wonen zal een eventuele wijziging ook aan derden partijen doorgeven aan wie deze gegevens in het verleden zijn verstrekt, tenzij deze kennisgeving onmogelijk is of onevenredige inspanning kost.

Verwijdering van persoonsgegevens is slechts mogelijke indien de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor de gegevens verzameld of anderszins verwerkt zijn, en er zwaarwegende redenen of wettelijke verplichtingen in de weg staan aan het wissen van de gegevens. Gegevenswissing zal zonder onredelijke vertraging uitgevoerd worden.

Voordat een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering in behandeling wordt genomen, moet de huurder zich eerst hebben geïdentificeerd. Huurders kunnen dit doen door persoonlijk langs te komen en ID kaart of paspoort (het origineel!) te tonen. Als de huurder jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.

Verzet
In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een huurder in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Het verzoek dient per e-mail (info@baston.nl) of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Baston Wonen. Baston Wonen beslist binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigt Baston Wonen direct de verwerking.

Baston Wonen is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door Baston Wonen wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst die de betrokkene met Baston Wonen gesloten heeft of gaat sluiten.

Bij het regelen van woonzaken via de website, bijvoorbeeld een huuropzegging, geven huurders en andere gebruikers toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag. De persoonsgegevens die we aangeleverd krijgen via www.baston.nl verwerken we volgens dit Privacyreglement.

Klachtenrecht
Indien een huurder bezwaar maakt tegen het feit dat of de wijze waarop Baston Wonen zijn of haar persoonsgegevens verwerkt, of de wijze waarop Baston Wonen uitvoering geeft aan dit reglement, dan kan huurder een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie daarover is te vinden op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Ik heb een vraag over het privacyreglement van Baston Wonen
Dit privacyreglement is een weergave van het beleid van Baston Wonen waar het gaat om het uitoefenen van haar wettelijke rechten en plichten op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens. We behouden ons het recht voor ons beleid en daarmee dit Privacyreglement te wijzigingen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop we met uw persoonsgegevens omgaan, raden we u aan om dit reglement regelmatig te raadplegen.

Contact
Indien u vragen of opmerkingen heeft, dan kunt u contact opnemen met het privacy-meldpunt van Baston Wonen via info@baston.nl